Voor de jaarovergang in Payroll sluit je het loonjaar af en richt je Payroll in voor het volgende jaar. Op deze pagina zoomen we in op de eerste fase: de jaarafsluiting.
De einddatum urenregistratie in Profit bepaalt in welke periode je declaraties en geboekte uren meeneemt. TWK-mutaties gaan niet door naar het volgende jaar. Maar je wil de declaraties wel in de laatste periode van het jaar verwerken. Daarom maak je een correctieperiode aan voor periode 12 van het jaar dat je afsluit.
Je vult het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen in die je binnen de WKR (vrije ruimte) hebt gemaakt. Reken je af in december, dan vul je in het salarisverwerkingsplan van december het bedrag aan werkkosten in. In het salarisverwerkingsplan van januari en februari geef je dan 0 op. Reken je af in januari, dan vul je in december en februari 0 in en in januari het bedrag aan werkkosten. Als je afrekent in februari, dan vul je in die periode de werkkosten in en in december en januari vul je 0 in.
Controleer of voor alle medewerkers de juiste WW-premie is berekend of dat je deze nog moet herzien. Controleer ook de overige wettelijke en sociale premiepercentages.
Verwerk en accordeer alle medewerkers zoals je gewend bent. Controleer voor het accorderen de loonaangifte zodat je mogelijke fouten al kunt oplossen. Je genereert nog geen jaaropgaven en je verstuurt de loonaangifte nog niet.
Tip: zet periode 12 in december op tijd dicht. Dan hoeft Profit steeds alleen de verschillen na het dichtzetten te berekenen.
Heb je het afgelopen jaar een formule van een looncomponent, een grondslagintelling of de journaalstructuur aangepast (of laten aanpassen)? Initieer dan voor alle medewerkers een TWK vanaf periode 1 (ook als je twijfelt of er iets is aangepast). Dit zijn namelijk acties waarbij geen automatische TWK wordt gestart. Door dit alsnog handmatig te doen, kun je controleren of er nog correcties ontstaan.
Maak hiervoor een correctieperiode aan, waarin je ook de einddatum urenregistratie uit stap 1 controleert. We adviseren dit in een testomgeving te doen. Je kunt dan op je gemak kijken of er correcties ontstaan en of deze terecht zijn. Hiervoor kun je het standenregister jaaroverzicht gebruiken. Voor de medewerkers die correcties hebben, start je ook in de productieomgeving een TWK. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode over de laatste periode van het jaar.
Tip: plan de taak 'Salaris verwerken' 's avonds in om de TWK's te verwerken. Dan is de verwerking al gedaan en kun je er de volgende ochtend mee aan de slag.
Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Controleer voor het accorderen eerst de laatste loonaangifte. Mochten daar nog fouten ontstaan, dan kun je die nog oplossen.
Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave 'Salarisverwerkingsplan (alle)'. Filter hier op het jaar 2024 en in de kolom 'Status verwerking' op !Geaccordeerd. Als er geen regels meer naar voren komen kun je starten met nieuwe loonjaar.
Hierna genereer je de loonstroken voor de laatste periode en verstuur je de loonaangifte. Mocht je toch nog een extra correctieperiode willen maken, dan kan dat.
Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit), of de Digitale jaaropgave (Profit). Deze jaaropgaven genereren per nummer inkomstenverhouding een aparte jaaropgave.
Tip: geneer de jaaropgaven pas als je zeker weet dat er geen mutaties meer zijn of komen voor 2024. Zo voorkom je dat je dit opnieuw moet doen.
In het artikel 'Jaarovergang Payroll' staat het hele proces van het afsluiten van het huidige jaar en het opstarten van het nieuwe jaar uitgelegd. Lees het artikel en volg alle stappen. Zo weet je zeker dat je niets vergeet!
Tussen 30 december en 9 januari leveren we alle Profit CAO's uit. We geven geen verwachte uitleverdatum voor specifieke Profit CAO's.
Zoek in het Help Center op 'cao statuspagina [naam cao]' voor informatie over de uitlevering van jouw cao('s).
Richt voor het nieuwe jaar vast het verlof in, zodat medewerkers verlof kunnen boeken voor 2025. Wist je dat je het samengestelde verlof automatisch kunt verlengen? Dat scheelt je weer wat werk!
Januari 2025 nog niet geaccordeerd? Dan verwerk je TWK-mutaties via een normale correctieperiode. Is januari wel geaccordeerd, dan verwerk je TWK-mutaties jaaroverschrijdend.
In 2025 gaan weer verschillende wijzigingen in op het gebied van wet- en regelgeving. Op een later moment vind je hierover meer informatie. Bijvoorbeeld in de CAO releasenotes op de AFAS Klantportal.
Tijdens de cursus Jaarovergang Payroll leer je alle ins & outs van het afsluiten van het nieuwe jaar en het opstarten van het nieuwe jaar. Een goede oefening voor het echte werk! Schrijf je dus snel in.